Je zcela běžné, že první dny v práci se člověk často cítí nejistě a může mít obavy, zda to zvládne. Čím větší firma je a čím více nástupů má, tím víc je potřeba řešit onboarding systematicky.
Správné přivítání nového kolegy představuje profesionalitu, přívětivou firemní kulturu a dobré organizační schopnosti. Pomůže nováčkovi ke snadnější aklimatizaci, k lepšímu začlenění do pracovního týmu a zajistí mnohem lepší výkonnost brzy po nástupu.
Připravili jsme pro Vás několik tipů a rad, jak u nováčků zajistit hladký onboarding:
1. Komunikujte s nováčky ještě před jejich nástupem (tzv. preonboarding)
V této fázi je důležitá pozornost, jelikož ta minimalizuje riziko, že si to zaměstnanec rozmyslí a bude si hledat jiného zaměstnavatele. Základem může být uvítací a informační e-mail. Před nástupem nováček jistě uvítá praktické informace – kdy a kam má přijít, co si má vzít s sebou, jak se má obléct a co ho první den čeká.
2. Mějte připravenou onboarding brožuru
On-boarding brožura, ať už v online podobě nebo v tištěné verzi, by měla obsahovat základní a důležité informace. Pomůže nováčkům zorientovat se v pracovním prostředí, jedná-li se zejména o střední a velkou firmu. Nový kolega totiž ještě netuší, jak celé jeho pracoviště funguje a Vy tak předejdete spoustě dotazů. Brožura může obsahovat například strukturu společnosti, informace o firemní kultuře, komunikační kanály, pracovní dobu, kontakty na různá oddělení, dress code, firemní výhody a benefity a pokud se jedná o větší pracoviště, můžete do brožury rovněž umístit plánek a vyznačit zde jednotlivá oddělení, kuchyňku, šatnu, jídelnu a další.
3. Přichystejte nováčkovi uvítací balíček
Přivítejte nováčky speciálním uvítacím balíčkem, který na ně jistě udělá dobrý dojem. Uvítací balíček může zahrnovat například to, co by nový kolega mohl potřebovat ke své práci – může se jednat o zápisník, láhev na vodu, firemní tričko nebo mikinu, bezdrátová sluchátka nebo třeba batoh.
4. Připravte pro nového kolegu onboardingový plán
Vypracujte individuální onboardingový plán pro každého nováčka na první týdny. Do plánu byste měli zarhnout všechny důležité body, které nováčka čekají: například vstupní prohlídky, školení, schůzky, porady, setkání s vedením apod.
5. Nezapomeňte připravit veškeré přístupové údaje pro komunikační platformy
Může se jednat o nastavení počítače, emailové schránky, předání přístupových hesel do jednotlivých interních a externích aplikací a systémů. Zajistěte včas přístupy a ujistěte se, že nový kolega ví, jak s nimi nakládat.
6. Naplánujte společný oběd s týmem, provedení a představení nováčka ve firmě.
Naplánujte společný a neformální oběd, aby se nováček mohl lépe seznámit s lidmi v týmu. Rovněž seznamte nováčky s vedením společnosti. Pokud je pro Váš časově náročné zrealizovat osobní schůzky s jednotlivými členy vedení, natočte videa. Nováček si je pustí v rámci onboardingu a Vy ušetříte čas.
7. Zaveďte Buddy program
Ve Vaší firmě můžete zavést tvz. Buddy program, kde každému nováčkovi přiřadíte jeho buddyho, tedy zkušenějšího kolegu. Je to takový „kámoš“, který mu ukáže, kam se chodí na oběd, jak se zorientovat v kuchyňce nebo na koho se má obrátit, když potřebuje s něčím pomoct. Buddy by měl tedy podat nováčkovi pomocnou ruku vždy, kdykoliv to je potřeba. Díky Buddy programu bude mít nováček pocit, že se může obrátit nejen na svého nadřízeného. Nebude si připadat nejistě a bude se otevřeně ptát na věci, které mu nejsou zcela jasné.
8. Nezapomeňte na zpětnou vazbu
Zpětná vazba je klíčová pro neustálé zlepšování onboardingového procesu. Na zpětnou vazbu se nemusí ptát pouze někdo z HR oddělení. Může být neformální, v rámci týmu. Tuto roli by měl převzít přímý nadřízený, který by měl průběžně zjišťovat, zda nováček vše stíhá, chápe a jestli mu něco nechybí.
Přejeme Vám spoustu úspěšných onboardingových procesů a pokud potřebujete poradit, jak zefektivnit procesy ve Vaší společnosti, kontaktujte nás.